Informace o zpracování osobních údajů
Vysvětlujeme, jak JP Docházka pracuje s údaji provozovatelů firemních účtů, jejich uživatelů, zaměstnanců a dalších osob evidovaných zákazníkem.
1. Kdo za zpracování odpovídá
Provozovatel a správce údajů účtu: JPdesign – Jiří Procházka, IČO 66116449, DIČ CZ7710292667, Černěves 115, 413 01 Roudnice nad Labem. Kontakt: info@dochazime.cz, +420 777 26 20 66.
JPdesign je správcem údajů potřebných pro založení účtu, poskytování a zabezpečení služby, podporu, fakturaci a plnění vlastních právních povinností.
Docházková a firemní data: u údajů zaměstnanců, zákazníků a dalších osob vložených zákaznickou firmou je správcem tato zákaznická firma. JPdesign tato data zpracovává jako poskytovatel cloudové služby podle pokynů zákazníka. Zaměstnanec proto uplatňuje svá práva primárně u svého zaměstnavatele.
2. Jaké údaje zpracováváme
- identifikační a kontaktní údaje firmy a uživatelů: jméno, e-mail, telefon, IČO, DIČ, adresa a role,
- bezpečnostní údaje: hash hesla, šifrované MFA tajemství, přihlášení, IP adresa, zařízení, auditní a bezpečnostní záznamy,
- provozní údaje vložené zákazníkem: zaměstnanci, směny, absence, docházkové události, pracovní a mzdové podklady, zákazníci, zakázky a servis,
- GPS souřadnice, přesnost a vzdálenost pouze při konkrétní docházkové události, pokud zákaznická firma GPS kontrolu zapne,
- fakturační, platební, podpůrné a komunikační údaje, fotografie a podpisy servisních protokolů, pokud je zákazník do systému vloží,
- údaje zaslané kontaktním formulářem: jméno, e-mail, volitelný telefon a obsah dotazu,
- omezené statistiky návštěvnosti veřejného webu: navštívená část webu, čas, doména odkazující stránky, kategorie zařízení a denní pseudonymní otisk vytvořený jednosměrným klíčovaným hashem; úplná IP adresa ani úplný identifikátor prohlížeče se do statistik neukládají,
- technické cookies popsané v zásadách cookies.
3. Účely a právní základy
| Účel | Právní základ JPdesign |
|---|---|
| Založení účtu, poskytování SaaS, autentizace, podpora a vyúčtování | Plnění smlouvy nebo jednání před jejím uzavřením |
| Vyřízení dotazu z kontaktního formuláře a navazující komunikace | Jednání před uzavřením smlouvy nebo oprávněný zájem na komunikaci se zájemcem |
| Účetní, daňové a jiné povinné evidence | Plnění právní povinnosti |
| Ochrana služby, prevence zneužití, audit, zálohy a obhajoba nároků | Oprávněný zájem na bezpečném provozu a ochraně práv |
| Souhrnné vyhodnocení návštěvnosti veřejných stránek a úspěšnosti registrací bez analytických cookies | Oprávněný zájem na vyhodnocení a zlepšování vlastní služby; proti tomuto zpracování lze vznést námitku |
| Volitelné analytické nebo marketingové technologie | Pouze předchozí souhlas; aktuálně nejsou používány |
Právní základ docházky, pracovních údajů a případné GPS kontroly určuje zákaznická firma jako správce, typicky podle pracovněprávních povinností a oprávněných provozních potřeb. Souhlas zaměstnance nebývá vhodným základem tam, kde nemůže být svobodně odmítnut.
4. Příjemci, zpracovatelé a předávání
Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat smluvní poskytovatelé hostingu a IT infrastruktury, účetní a daňoví poradci, poskytovatelé e-mailového nebo platebního řešení po jejich aktivaci a osoby zajišťující podporu. Údaje mohou být zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud to ukládá zákon. Osobní údaje neprodáváme.
Produkční data jsou určena ke zpracování v EU/EHP. Pokud by měl být zapojen dodavatel mimo EU/EHP, bude předání založeno na odpovídajícím právním mechanismu a informace bude předem aktualizována.
5. Doba uchování
- údaje účtu a služby po dobu smluvního vztahu a následně jen po dobu potřebnou pro řešení nároků,
- účetní doklady zpravidla 5 let a daňové doklady v příslušných případech 10 let podle právních předpisů,
- firemní provozní data podle pokynů zákaznické firmy, nastavené retence v rozsahu 365 až 3650 dní a oprávněných požadavků na výmaz,
- bezpečnostní a auditní údaje po dobu nezbytnou k ochraně služby a prokázání provedených operací, nejdéle podle nastavené retence, nevyžaduje-li zákon nebo spor delší dobu,
- běžné obchodní dotazy zpravidla nejvýše 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nenaváže smluvní vztah nebo není delší uchování nutné pro ochranu práv,
- pseudonymizované jednotlivé záznamy návštěvnosti nejvýše 90 dní; následně jsou odstraněny,
- technická session cookie do zavření prohlížeče a preference lišty 6 měsíců.
6. Práva fyzických osob
Podle okolností lze požadovat přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost nebo vznést námitku. Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž by to ovlivnilo zákonnost dřívějšího zpracování. Žádost vyřizuje příslušný správce bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce.
U údajů firemního účtu kontaktujte JPdesign. U údajů zaměstnance v docházce kontaktujte nejprve svého zaměstnavatele. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
7. Automatizované rozhodování a GPS
Systém sám nepřijímá rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky. Zapnuté GPS pravidlo může technicky odmítnout docházkovou událost mimo nastavený okruh nebo při nepřesné poloze. Takový záznam může oprávněný správce firmy prověřit a opravit; pracovněprávní rozhodnutí vždy činí zákaznická firma.
8. Zabezpečení a povinnosti zákazníka
Používáme oddělení firemních dat, řízení rolí, audit, šifrované MFA údaje, hashovaná hesla a API klíče, HTTPS, zálohy a bezpečnostní omezení přístupů. Žádné opatření však nevylučuje všechna rizika.
Zákaznická firma odpovídá za oprávněnost dat, která do služby vloží, za informování zaměstnanců, nastavení přiměřené retence a GPS pravidel a za uzavření odpovídajícího zpracovatelského ujednání s poskytovatelem služby.